Foi intenção da VC&ASSOC., em conformidade com os desígnios do mencionado Regulamento (EU) n.º 2016/679, estabelecer e instituir, no seu exercício, as melhores práticas e princípios, tendo em vista o adequado cumprimento da Lei e a garantia de um eficaz e transparente tratamento de dados pessoais dos seus clientes, colaboradores, trabalhadores e terceiros que se relacionem com a VC&ASSOC., tendo em conta os riscos associados e a tecnologia disponível.

A VC&ASSOC. procurará diligenciar por um tratamento lícito, legal e transparente dos dados pessoais em relação ao seu titular.
Os dados pessoais correspondem a qualquer informação, relativamente a uma pessoa singular identificada ou identificável, de qualquer natureza e independentemente do tipo de suporte.
A pessoa singular será identificável se puder ser identificada, direta ou indiretamente, por referência a um único elemento identificador ou uma série de elementos identificadores (v.g. um número de identificação, dados de localização, elementos específicos da identidade física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural ou social).
Os dados pessoais serão recolhidos, no âmbito e para a execução do contrato de mandado forense, para as finalidades explícitas e legítimas que forem determinadas no momento da celebração do contrato de mandado forense.
Apenas serão recolhidos os dados pessoais adequados, pertinentes e limitados ao que é necessário para as finalidades do contrato de mandado forense.
A VC&ASSOC. adotará as medidas adequadas a apagar ou retificar os dados pessoais inexatos ou desatualizados.
Os dados pessoais serão conservados de uma forma que permita a identificação dos titulares dos dados, apenas por um período temporal limitado e necessário ao exercício do contrato de mandado forense, sem descurar outros períodos legais a que a VC&ASSOC. se mostre legalmente obrigada, nomeadamente, obrigações fiscais e estatutárias da Ordem dos Advogados.
A recolha, o registo, a organização, a estruturação, a conservação, a consulta, a utilização, a divulgação por transmissão, o apagamento ou a destruição dos dados pessoais serão efetuados de forma segura e eficaz, independentemente do suporte utilizado, físico ou digital, adotando as técnicas mais adequadas e eficazes aos riscos associados e à tecnologia disponível.
Caso a VC&ASSOC. recorra a subcontratantes, estes deverão apresentar garantias suficientes de implementação e execução de medidas técnicas e organizativas adequadas a proteger os dados pessoais de acordo com o referido Regulamento.
Através do sítio da VC&ASSOC. na internet, poderá ser reunida a seguinte informação pessoal: (i) nome, (ii) data de nascimento, (iii) contatos (telefone e endereço de correio eletrónico), (iv) informação necessária e relevante à navegação no sítio.
Mas a simples navegação ou acesso ao sítio da VC&ASSOC. não implicará, necessariamente, cookies ou a recolha automática dos dados pessoais.

A VC&ASSOC. terá acesso aos dados pessoais, essencialmente, de três maneiras: no âmbito e na execução do contrato de mandado forense; se o titular dos dados pessoais tiver dado o seu consentimento expresso, claro, livre e informado, nos termos do referido Regulamento; para cumprimento das obrigações legais.
Os dados pessoais serão obtidos e recolhidos pelo responsável da execução do contrato de mandato forense – o Advogado – ou por alguém em quem seja delegada tal tarefa – o Colaborador.
A fonte dos dados pessoais será, em primeira instância, o titular dos dados pessoais, direta ou indiretamente, i.e., por pessoa indicada pelo titular dos dados pessoais, sem prejuízo das fontes públicas, como será o caso dos registos públicos.
Se os dados pessoais forem recolhidos junto do titular, ser-lhe-á dado a conhecer a presente política de proteção de dados pessoais da VC&ASSOC. e, se aplicável, as informações constantes do artigo 13º do referido Regulamento.
Após recolha dos dados pessoais, em suporte físico ou digital, o Advogado ou o Colaborador determinará, em primeiro lugar, a especial sensibilidade dos mesmos, em função das caraterísticas do seu titular e do âmbito do mandado.
Os dados pessoais serão organizados e estruturados pelo Advogado no processo do cliente, em suporte físico e em suporte digital.
Os dados pessoais que sejam transmitidos por entidades terceiras, como é o caso de fornecedores ou candidatos, bem como dos próprios colaboradores da VC&ASSOC. obedecerão às mesmas práticas aqui estabelecidas.
A VC&ASSOC. não é responsável pela inexatidão, pela incompletude, pela desatualização ou ilicitude dos dados pessoais que o titular lhe fornece, pois não se encontra obrigada a proceder à sua verificação.

A VC&ASSOC. procurará adotar as técnicas mais avançadas e os métodos organizativos mais eficazes para a proteção dos dados pessoais, seja em suporte físico seja em suporte digital.
Tal preocupação terá em consideração os custos, a natureza, o âmbito, o contexto do mandado forense, bem como a sensibilidade dos dados pessoais.
Para este efeito, a VC&ASSOC. promoverá periodicamente a avaliação da proteção dos dados pessoais dentro da sua estrutura e com a entidade subcontratante, responsável pelo acompanhamento informático da sociedade.
Sempre que possível e exequível à boa execução do mandado forense, a transmissão de dados pessoais com o seu titular ou com entidades terceiras, que se revele necessária à execução do mandado forense, será realizada com encriptação de dados. Caso não seja possível, a VC&ASSOC. procurará adotar os melhores sistemas eletrónicos de envio e receção de dados pessoais.
O armazenamento dos dados pessoais em suporte físico é, unicamente, realizado nas instalações da VC&ASSOC.. O acesso às instalações da VC&ASSOC. é assegurado por portas com fechadura mecânica, apenas acessível aos Advogados e Colaboradores da VC&ASSOC.
Caso o armazenamento dos dados pessoais em suporte físico seja delegado em entidades terceiras, a VC&ASSOC. assegurará que estas entidades estejam em condições de cumprir com as obrigações legais decorrentes do referido Regulamento.
Os profissionais da VC&ASSOC. – Advogados e Colaboradores – adotarão a política de, no final do tempo de trabalho, manter o seu espaço de trabalho livre, sem os processos e os dados pessoais em cima da secretária, tendo o cuidado de os guardar num ambiente seguro (clean desk policy). Além de que quaisquer papéis contendo dados pessoais serão destruídos da forma mais eficiente possível.
A VC&ASSOC. implementou nas suas impressoras um sistema de proteção de dados, através do qual a impressão só se iniciará quando o Advogado responsável estiver junto da impressora (impressão protegida), impedindo que terceiros não autorizados possam visualizar ou recolher os documentos.
O armazenamento e eliminação dos dados pessoais em suporte digital é assegurado por técnico de informática especializado.

Após a recolha dos dados pessoais, estes serão conservados no processo físico e digital do Cliente, com as garantias de integridade e confidencialidade acima mencionadas.
Apenas os Advogados e os Colaboradores da VC&ASSOC. terão acesso aos processos físico e digital, que se encontram num ambiente seguro e protegido, conforme acima referido.
Os dados pessoais das entidades terceiras serão conservados física e digitalmente no arquivo da administração da VC&ASSOC.

A VC&ASSOC. não comunicará os seus dados pessoais a terceiros, exceto no cumprimento das obrigações legais que em cada caso sejam aplicáveis ou, para os casos em que tal se revele necessário à prestação dos serviços a contratar.
A pedido de entidades terceiras que se relacionem com o Cliente, nomeadamente, os Revisores Oficiais de Contas ou as Sociedades Revisores Oficiais de Contas, a VC&ASSOC. fornecerá informação sobre os processos ativos e pendentes da sua responsabilidade, discriminando, essencialmente, o valor em discussão e indicando a probabilidade de sucesso do litígio.
Em qualquer dos casos, a VC&ASSOC. apenas fornecerá os dados pessoais que sejam estritamente necessários para a boa execução do mandado forense, procurando assegurar que os destinatários de tais informações satisfaçam a proteção desses dados e que o método de transmissão dos dados pessoais seja o mais seguro e fidedigno possível.
A VC&ASSOC. fornecerá ao seu Contabilista Certificado os dados pessoais do Cliente e de entidades terceiras, incluindo, dos seus Advogados e Colaboradores, na medida do estrita e legalmente necessário para o cumprimento das obrigações contabilísticas, fiscais e outras.
Por força de uma obrigação legal ou judicial, a VC&ASSOC. poderá ter de fornecer os dados pessoais a uma entidade pública. Nestes casos, a VC&ASSOC. verificará se a ordem judicial ou comando legal cumpre com a Lei e dará conhecimento ao titular dos dados pessoais.

No cumprimento das obrigações legais, em matéria de saúde no trabalho, a VC&ASSOC. assegura aos seus Colaboradores o acesso a serviços médicos de consultas.
Os dados relativos à saúde não serão objeto de tratamento por parte da VC&ASSOC., exceto nos casos do n.º 2 do artigo 9º do referido Regulamento.

A VC&ASSOC. adequará o período de conservação dos dados pessoais, nomeadamente, em função dos seguintes aspetos:
a) Da natureza do titular dos dados pessoais;
b) Da sensibilidade dos dados pessoais;
c) Das particularidades do mandado forense ou da relação estabelecida com o titular dos dados pessoais;
d) O tipo de processo administrativo e judicial que foi confiado à VC&ASSOC.;
e) Das circunstâncias em que o mandado forense ou a relação estabelecida com o titular dos dados pessoais é desenvolvida.

Contudo, a VC&ASSOC. refere a título meramente indicativo os seguintes prazos de conservação dos dados pessoais:
a) Em relação a dados pessoais recolhidos junto dos seus Clientes e para a execução do mandado forense:
i. 5 anos a contar do fim do processo, geralmente por decisão transitada em julgado, em relação ao processo físico;
ii. 10 anos a contar do fim do processo, geralmente por decisão transitada em julgado, em relação ao processo digital (Parecer do Conselho Geral da Ordem dos Advogados, n.º 23/PP/2012-G).
b) Em relação a dados pessoais recolhidos junto de entidades terceiras, o prazo é de 3 anos a contar do término da relação que motivou a recolha dos dados pessoais, em relação ao processo físico e digital.
i) Em relação aos demais dados, fixa-se e aplica-se o prazo supletivo de 5 anos, em relação ao processo físico e digital.
ii) Faturação e gestão administrativa: pelo prazo de 10 anos.
No caso dos dados pessoais serem utilizados para várias finalidades, que nos obriguem a conservá-los durante prazos diferentes, aplicaremos o prazo mais longo.

O titular dos dados pessoais tem o direito de solicitar à VC&ASSOC. o apagamento dos seus dados pessoais.
Nos termos do artigo 19º do referido Regulamento, a VC&ASSOC. comunicará ao titular dos dados pessoais o apagamento dos seus dados, exceto se tal implicar um esforço desproporcionado.
Após a devida interpelação, a VC&ASSOC. procurará apagar os dados pessoais o mais rapidamente possível.
Na destruição dos dados pessoais, seja em suporte físico, seja em suporte digital, a VC&ASSOC. tentará, apesar do avanço da tecnologia, empregar as técnicas mais avançadas adequadas ao risco.
Sem prejuízo do direito ao apagamento dos dados pessoais, a VC&ASSOC. reserva-se o direito de manter os dados pessoais, por um tempo limitado e necessário nos termos e fundamentos previstos nos termos do n.º 3 do artigo 17º do referido Regulamento.


9. O direito à retificação

O titular dos dados pessoais tem o direito de obter, sem demora injustificada, a retificação dos dados pessoais inexatos que lhe digam respeito.


10. O responsável pelo tratamento de dados

A VC&ASSOC. é o responsável pelo tratamento de dados, na aceção do n.º 7 do artigo 4º do referido Regulamento.
Dados do responsável pelo Tratamento:

Identificação: Vieira Conde & Associados – Sociedade de Advogados de Responsabilidade Limitada, RL
Número de Identificação Fiscal: 503 611 824
Sede: Ed. Arnado - Business Center- Piso1-sala7-R. João de Ruão,12, 3000-229 Coimbra
Email: geral@vc-advogados.pt